9 Kniffe für eine effiziente Aufgabenorganisation

Wie oft überlegen Sie, was alles zu tun ist, wie oft vergessen Sie etwas und wie viel Kraft stecken Sie in unwichtige Dinge? Oft und viel, oder? Wer kennt das nicht. In Zeiten wie heute, in denen jeder so viel zu tun und im Kopf hat, dass es kaum zu schaffen ist, ist eine gute Arbeitsorganisation unfassbar wichtig. Hier ein paar Kniffe, wie Sie Struktur und Übersicht in Ihre Aufgaben bringen.


#1 Führ‘ eine Aufgabenliste

Die Empfehlung hat schon einen sehr langen Bart, aber ich kann es Ihnen nur ans Herz legen. Eine Aufgabenliste hilft, dass man nichts vergisst und weniger Energie aufwenden muss, um alles im Kopf zu behalten. Also: Machen Sie den Arbeitsspeicher leer und schreiben Sie alle anstehenden Aufgaben auf – elektronisch oder ganz altmodisch per Hand. Notieren Sie Ihre
To-dos z.B. in einem Ringbuch oder Heft mit entsprechend vielen Spiegelstrichen. Nicht nur für heute, sondern insgesamt. Machen Sie Inventur. Das diffuse Arbeitspensum wird damit konkreter. Beenden Sie auf jeden Fall jede Aufgabe, also jeden Spiegelstrich mit einem Verb (Frau Meier anrufen, Angebot schreiben), sonst könnte alles Mögliche gemeint sein. Unterteilen Sie umfangreiche Aufgaben in Teilaufgaben. So verlieren sie ihre Komplexität und werden greif- und planbarer.

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Wer sich nicht selbst organisiert, dem rückt das Chaos die Möbel.

Peter E. Schumacher
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#2 Setz‘ Prioritäten

Nicht alle Aufgaben auf Ihrer Liste sind gleichwertig. Sortieren Sie sie also nach „wichtig“ (also unentbehrlich, um Ihre Ziele zu erreichen) und nach „dringlich“ (muss in naher Zukunft erledigt werden). Für die Prioritätensetzung gilt folgende Faustformel:

wichtig und dringlich: do
wichtig, nicht dringlich: plan
dringlich, nicht wichtig: do or delegate
weder dringlich, noch wichtig: eliminate

Wenn Aufgaben der untersten Kategorie nicht bearbeitet werden, fällt dies sehr oft weder ins Gewicht, noch anderen auf. Falls Sie unsicher sind, sprechen Sie dieses Vorgehen mit Ihrem Chef ab.


#3 Setz‘ Dir Ziele

Indem wir Ziele festlegen, richten wir unser inneres Navigationssystem auf das Wichtigste aus. Wenn bei Ihnen alles gleich wichtig sein sollte, klären Sie Ihre Ziele. Diese sind der rote Faden, mit dem man sich durch die Woche oder durch den Tag arbeitet. Was sind Ihre Ziele? Woran werden Sie gemessen? Was wollen Sie erreichen? Schreiben Sie es auf, dann wird es konkreter und, wo nötig oder sinnvoll, stimmen Sie es mit Ihrem Vorgesetzten oder Ihrem persönlichen Umfeld ab. Diese Ziele gelten für die grundsätzliche Ausrichtung Ihrer Arbeit der nächsten Monate. Machen Sie es sich aber darüber hinaus auch zur Regel, immer mit einem Ziel in eine neue Woche oder einen neuen Tag zu starten.


#4 Arbeite an wichtigen Dingen

Nach Pareto kann man mit 20 Prozent der Tätigkeiten 80 Prozent des Outputs erreichen. Dazu ist es aber nötig, die unwichtigen Dinge zu eliminieren (oder zumindest zu minimieren) und den wichtigen Dingen Raum zu geben. Wenn Sie andersherum 80 Prozent Ihrer Zeit mit Unwichtigem beschäftigt sind, dann läuft etwas falsch. Vielleicht sollten Sie Ihrem Navi ein neues Ziel geben.


#5 Plan’ Deine Aufgabe

Nachdem Sie Ziele und Prioritäten geklärt haben, müssen Sie planen, wann Sie was erledigen wollen. An der Stelle kann es schnell bürokratisch werden. Also machen Sie es sich einfach. Schätzen Sie den Zeitbedarf für eine Aufgaben oder ein Bündel von Aufgaben (s.u.) grob ein und planen Sie im Kalender, wann Sie es machen wollen. Verteilen Sie zuerst die A-Prioritäten, dann die B-Prioritäten und – soweit sie bei Ihnen verbleiben müssen – auch die C-Prioritäten (wie z.B. Post und E-Mails). Wenn in Ihrem Kalender keine Zeit mehr dafür ist, müssen Sie Zeit freischaufeln. Überlegen Sie also nochmal, ob alles darin mit Ihren Zielen konform ist und sein muss.


#6 Arbeite ähnliche Aufgaben geblockt ab

Wenn man gleichartige Aufgaben im Bündel erledigt, verringert das den Aufwand und stört nicht die Aufgaben, für die man Ruhe bracht. Sinnvoll ist das für kleinteilige, administrative oder sich wiederholende Aufgaben. Schauen Sie mal, ob Sie solche Bündel identifizieren können. Planen Sie also im Kalender ein Zeitfenster ein, das Sie z.B. nutzen für „Rechnungen schreiben“, „E-Mails bearbeiten“ oder „Bestellungen bearbeiten“.


#7 Erledige Unangenehmes als Erstes

Unangenehmes schieben wir gerne vor uns her und machen es dadurch dringlicher und dringlicher. Umso schlimmer, wenn es dann auch noch wichtig ist. Aber Aufschieben bedeutet nicht, dass das Thema erledigt ist und so frisst es Aufmerksamkeit und Konzentration – und je länger man es aufschiebt, desto bedrohlicher wird es. Deshalb: Was ist das Unangenehmste heute? Gehen Sie es als Erstes an. Oft ist dies ein schneller Anruf oder eine E-Mail, vor der man sich gerne drücken würde. Wenn es mehr Zeit braucht, planen Sie es für einen bestimmten Tag ein. Wenn Sie es geschafft haben, ist es weg und das Zweitunangenehmste schon nicht mehr so schlimm.

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Zeit hat man nicht, Zeit nimmt man sich.

Sprichwort
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#8 Streich’ Zeitdiebe

Es gibt einen Haufen von Zeitdieben, mit denen wir mehr oder weniger konsequent sind. Diese treten auf in Form von Personen in Ihrem Umfeld, Ihrem Social-Media-Verhalten, Ihrem Perfektionismus, Tätigkeiten, die Sie nur machen, weil Sie es schon immer gemacht haben oder in Form von potenziellen Auftraggebern, die immer wieder Arbeit, aber keinen Abschluss bei Ihnen machen. Wenn es Zeitdiebe in Ihrem Leben gibt und Sie über Zeitmangel klagen, handeln Sie so schnell wie möglich. Schreiben Sie es direkt auf ihre Aufgabenliste.


#9 Belohn’ Dich

Tun Sie sich was Gutes. Belohnen Sie sich und verknüpfen Sie das Angenehme mit dem Nützlichen. Gönnen Sie sich z.B. gezielt eine genüssliche Tasse Kaffee, wenn Sie etwas geschafft haben. Auf jeden Fall aber nehmen Sie einen Stift und streichen Sie die Aufgaben in Ihrer Aufgabenliste durch, die Sie erledigt haben. Sie können sich gar nicht vorstellen, was für ein gutes Gefühl das ist. Unser Belohnungssystem schüttet dann eine nette Portion Dopamin aus und wir sind glücklich. Ein positiver Nebeneffekt: Mit Dopamin schöpfen wir neue Energie, sind schneller, kreativer und insgesamt leistungsstärker. Alles das zahlt auf ein erfolgreiches Abarbeiten der weiteren Aufgaben ein.

 

Nobody is perfect! Das muss man sich immer wieder sagen. Und trotzdem kann man sich das Leben mit wenig Aufwand leichter und schöner gestalten. Vielleicht probieren Sie den einen oder anderen Kniff für Ihre Arbeitsorganisation mal aus. Ich würde mich freuen, wenn sie Ihnen die täglichen To-dos ein wenig vereinfachen.

Was sind Ihre Erfahrungen? Ich freue mich auf Ihre Nachrichten bei Twitter @DrMonikaBurg!

 

Artikel zitieren

Burg, M. (2018): 9 Kniffe für eine effiziente Aufgabenorganisation / VUCA TO GO, in: VUCABLOG [Weblog], 22.6.2018, Online-Publikation: https://blog.monikaburg.com/2018/06/22/9-kniffe-fuer-eine-effiziente-aufgabenorganisation-zeit-prioritaeten/, Abrufdatum: TT.MM.JJJJ

 

Bildquelle: rawpixel – pixabay.com

 

Zuletzt aktualisiert am 22.6.2018