Aus dem Homeoffice arbeiten und dabei optimal vernetzt sein – viele Arbeitnehmer haben angesichts Corona ins Homeoffice gewechselt und sind im regen Austausch mit Kollegen, Kunden und Auftraggebern. Es ist die Zeit der virtuellen Teams und eine Zeit, in der wir auch für später unsere virtuellen Fähigkeiten professionalisieren werden. In einer Reihe von Blogbeiträgen beleuchte ich Aspekte der virtuellen Zusammenarbeit. Heute geht es um den Erfolgsfaktor Online-Etikette.

Ist Etikette antiquiert? In der Corona-Krise ist ihre Bedeutung jedenfalls aktueller denn je. Bei Etikette geht es um Umgangsformen und darum, sich in seinem Verhalten nicht nur an sich selbst zu orientieren, sondern auch daran, was anderen gut tut. Wenn du das im virtuellen Raum erfolgreich tun möchtest, geben dir die tief verwurzelten Grundbedürfnisse des Menschen nach Wertschätzung und soliden menschlichen Beziehungen wertvolle Hinweise.  

Die Freiheit, die mit Homeoffice verbunden ist, eröffnet uns neue, ganz wunderbare Möglichkeiten. Neue Freiheitsgrade in der Organisation des Tages gehören ebenso dazu wie neue Formen des virtuellen Umgangs. Welche Umgangsformen sind aber auch für andere angenehm? Die Antwort hängt sicher von der Team- und Unternehmenskultur ab und darüber hinaus davon, wie gut man sich kennt. Die nachfolgenden Tipps sind also ganz im Sinne des berühmten Buches des Freiherrn von Knigge „Über den Umgang mit Menschen“ (1788) – nur Denkanstöße für deine ganz eigene Online-Etikette!  

 

#1 Sei voll dabei – mit Bild und Ton

Den Forschungsarbeiten von Albert Mehrabian ist zu verdanken, dass wir wissen, dass Menschen zu 7% verbal miteinander kommunizieren (Wortinhalt), zu 38% para-verbal (Tonfall, Modulation etc.) und zu 55% non-verbal (Gestik, Mimik, Körpersprache). Ton- und Bildkontakt sind also online wie offline die wichtigsten Informationsquellen im Umgang miteinander. So erfahren wir, wie das Gesagte gemeint ist: Tonfall oder Gesichtsausdruck geben zum Beispiel einen Hinweis auf Ironie. Versteckt sich ein Teilnehmer in einer Videokonferenz (sei es ein Webinar, Workshop, Meeting oder Großveranstaltung) hinter einem Kreis oder Rechteck mit Initialen, schafft das Distanz oder auch Irritation – in einer Präsenzveranstaltung würde man sich ja auch nie eine Papiertüte über den Kopf ziehen. Wenn du dich dennoch mit der Kamera-Freistellung nicht wohlfühlst oder sie defekt ist, erkläre es der Höflichkeit halber kurz verbal oder per Chat, denn dann irritiert es die anderen Teilnehmer weniger. Für den Ton gilt ähnliches. Viele sagen, dass er grundsätzlich abgestellt sein sollte und man ihn nur anstellt, wenn man etwas sagen möchte. Ich sehe das anders. Wenn das Meeting nicht zu groß ist, würde ich den Ton anlassen. Das ist viel lebendiger. Wenn die Post klingelt, der Hund bellt oder sonst etwas ist, stellt man den Ton ab. So ist Leben. Im Präsenzmeeting würde man ja auch das Fenster schließen, wenn von draußen Lärm reinkommt und nicht von vornherein allen einen Maulkorb aufsetzen. Man lebt mit kleineren Nebengeräuschen und sorgt nach Möglichkeit ja auch dafür, dass man nicht gestört wird. Und zum Schluss noch ein Hinweis auf die Bedeutung des Blickkontaktes. Der ist die empfundene Höflichkeit und für den Kontakt zum anderen sehr wichtig. Sprich also besser nicht in einen zweiten Bildschirm, sondern schau in den Bildschirm mit der Kamera. Und dort kannst du vielleicht das Fenster mit dem Gesprächspartner in den oberen Rand des Bildes zur Kamera ziehen. Dann entsteht der Eindruck des direkten Blickkontaktes.

 

#2 Räum auf

Wenn man Besuch erwartet, räumt man auf. Warum? Weil man einen guten Eindruck machen möchte und höflich ist. Und jetzt hat man per Mausklick plötzlich virtuelle Gäste im ganz persönlichen Reich. Jetzt liegt der Fokus z.B. auf dem eigenen Desktop, den man im Laufe des Meetings teilt und wo vielleicht noch Spuren des letzten Online-Einkaufs zu finden sind. Oder man teilt das Büro oder Wohnzimmer, in dem man während des Online-Meetings zu Hause sitzt. Welchen Eindruck macht der Raum hinter dir? Sitzt du vor einem aufgeräumten, hellen Hintergrund, sorgt das für eine positive und freundliche Atmosphäre. Wenn du aus Not in einer Art Abstellkammer sitzen musst oder die Kinder im Hintergrund die Legolandschaft nicht aufgeben möchten und dir das alles nicht recht ist, wähl einfach einen virtuellen Hintergrund oder klick an, dass der Hintergrund verschwommen oder weichgezeichnet sein soll. Dann bist du auch fein raus.  

 

#3 Begrüße und verabschiede dich

„Der erste Eindruck ist entscheidend, der letzte, der ist bleibend.” In der Psychologie nennt man die Tatsache Primacy- und Recency-Effekt. Und nach dem Primacy-Effekt ist die Art der Begrüßung sehr wichtig für uns Menschen und sagt etwas darüber aus, in welcher Beziehung Menschen zueinander stehen. Stehen sie sich nahe? Vertrauen oder respektieren sie sich? Gehen sie partnerschaftlich miteinander um? Sind sie höflich? Ein Gruß ist nicht nur höflich, sondern auch eine Chance. Nutze diese Chance auch im virtuellen Meetingraum! Ein fröhliches „Hallo“ oder ein kurzes Winken oder Kopfnicken ist respektvoll und macht dich sympathisch. Wenn sinnvoll, stell dich mit deinem Namen vor. Auch das wäre ja in der Offline-Welt ganz selbstverständlich. In jedem Fall solltest du deinem Kamerabild deinen Namen hinzufügen. Bei manchen Firmen ist das automatisch für die Mitarbeiter so eingestellt. Wenn das nicht der Fall ist, mach es selbst, denn das ersetzt das Namensschild auf dem Tisch oder am Revers. Nach dem Recency-Effekt solltest du auch die Verabschiedung positiv gestalten. Sag vielleicht „Ade, und ich danke euch für eure Zeit und euren wertvollen Input“. In Corona-Zeiten ist natürlich auch ein „Bleibt gesund“ eine nette Geste. Es ist schön, wenn zum Schluss nochmal alle Bilder lebendig aufleuchten, weil jeder nochmal etwas sagt. Ansonsten winkt. Ansonsten nie vergessen: Lächeln! Übrigens: falls es nicht angebracht erscheint, dass jeder Teilnehmer zum Schluss nochmal in die Runde spricht, kannst du deinen Gruß oder Dank auch in den Chat schreiben. Das ist wirklich höflich und nachhaltig!

 

#4 Sei pünktlich

Ein paar Minuten später in den virtuellen Raum zu treten ist doch eigentlich in Ordnung, oder? Im Sinne der Höflichkeit habe ich da meine ganz eigene Antwort: Pünktlichkeit ist eine uralte Tugend und ein höflicher Mensch lässt andere nicht warten. So zeigst du, dass das Zusammentreffen für dich Priorität hat. Im virtuellen Raum kann eine Verspätung zudem je nach Qualität der Technik und Handhabung der Tonfunktion ein Störgeräusch erzeugen. Wenn es sich aber in unserer hektischen Zeit dennoch nicht vermeiden lässt, dass du zu spät bist, solltest du die anderen oder den Moderator rechtzeitig benachrichtigen. Kommst du zu spät, kannst du kurz die Hand zum Gruß erheben, um nicht zu stören oder in kleiner Runde auch „Hallo” sagen oder ein kurzes „Pardon“ in den Chat schreiben. Für den Neustart nach einer Pause gilt natürlich die gleiche Online-Etikette. 

 

…to be continued…

Artikel zitieren

Burg, M. (2020): Erfolgsfaktoren virtueller Zusammenarbeit – Online-Etikette Teil 1/ VUCA TO GO, in: VUCABLOG [Weblog], 13.05.2020, Online-Publikation: https://blog.monikaburg.com/2020/05/13/erfolgsfaktoren-virtueller-zusammenarbeit/, Abrufdatum: TT.MM.JJJJ

Bildquelle: https://pixabay.com/de/photos/webinar-conferencing-video-anruf-5005852/