Virtuelle Führung Erfolgsfaktoren virtueller Zusammenarbeit

Virtuelle Teams waren schon vor Corona auf dem Vormarsch, Corona beschleunigt diese Entwicklung nun aber nochmals rasant. Verbunden mit der neuen Form der Zusammenarbeit verändern sich auch die Führungsherausforderungen, die es erst einmal zu lösen gilt. Welche besonderen Anforderungen an virtuelle Leader gestellt werden, liest du in diesem Blogbeitrag.

Virtuelle und lokale Teams haben viele Gemeinsamkeiten: sie arbeiten zielorientiert an einer Aufgabenstellung, organisieren sich untereinander und tragen gemeinsam die Verantwortung für das Ergebnis. Ein entscheidender Unterschied ist, dass virtuelle Teams in einem „less controlled environment“ arbeiten, das besondere Anforderungen an alle Beteiligten stellt. Virtuelle Teams nutzen durchgängig Technik als Brücke zwischen den Teammitgliedern. Sinneswahrnehmungen werden im virtuellen Raum damit stark eingeschränkt und unter Umständen fehlgeleitet. Damit Zusammenarbeit in diesem Kontext besser funktioniert, braucht es besondere Katalysatoren. Der virtuelle Teamleader kennt und gestaltet diese bewusst.

 

#1 Stoße vertrauensbildende Maßnahmen an

Was ist der Kitt, der virtuelle Teams zusammenhält? Die Antwort liefert die Erfolgsfaktorenforschung. Einstimmig berichten die einschlägigen Studien wie die der Bertelsmann-Stiftung oder der Hays Group, dass es Vertrauen ist. Gute virtuelle Teamleader schaffen es, Vertrauen zwischen Teammitgliedern aufzubauen bzw. aufrechtzuerhalten. Vertrauen ist virtuell kein Selbstläufer. Erfolgreiche virtuelle Teamleader nehmen also die Sicherheitsbedürfnisse der Teammitglieder nach Orientierung, vertrauensvollen Beziehungen und Selbstwertschutz sehr ernst und hinterfragen, ob diese auf Basis der gelebten virtuellen Zusammenarbeit erfüllt oder ins Wanken geraten können. Erfolgreiche virtuelle Leader geben im virtuellen Raum mehr Kontrolle ab als offline und müssen deshalb stärker vertrauen. Gleichzeitig gilt es, das Gespür für die Grundbedürfnisse der Teammitglieder im Auge zu behalten.  

 

#2 Schaffe Prozess- und Struktur-Klarheit 

Virtuelle Teams haben ein höheres Verlangen nach Prozess- und Struktur-Klarheit. Klarheit meint im Wesentlichen die Ziele des Teams, die Rollen bzw. Aufgaben der Einzelnen und die Regeln für Abstimmung und das grundsätzliche Miteinander. Ist es transparent genug, wer welche Aufgaben und Rollen hat und was bis wann zu tun ist? Wurde ein Zeitplan festgelegt und eine Struktur für Meetings? Wann trifft man sich persönlich, wann in der Gruppe, wann unter vier Augen? Normalerweise ist der Projektstart der richtige Zeitpunkt für eine gemeinsame Klärung der virtuellen Spielregeln. Man nennt das auch „Investment in beginnings“. Also: kein Team ohne diese Kick Off-Investition, wenn man Reibungsverluste minimieren möchte. Diese Workshops zur Klärung gelten auch als Erfolgsfaktor virtueller Teams. In Corona-Zeiten sind viele von uns von heute auf morgen in die virtuelle Arbeit übergegangen und jetzt musst du als Teamleader aktiv werden. Frage dein Team ganz konkret, ob es in der Arbeit auf Distanz Klärungsbedarf oder Unsicherheiten gibt. Wenn ja, veranstalte einen virtuellen Team-Workshop. Das schweißt zusammen, vor allem in Corona-Zeiten, sprich in einer Zeit, in der wir „auf Distanz sind“. Ein offenes Wort zu Anbeginn schafft optimale Voraussetzungen für eine effektive und effiziente Zusammenarbeit, die dann auch noch Spaß macht

 

#3 Stell eine konstruktive Kommunikation sicher 

Achtsame Kommunikation ist im virtuellen Raum von Vorteil. So sind beispielsweise Ironie, Sarkasmus oder Zweideutigkeiten virtuell schwieriger zu deuten als in lokalen Teams, in denen sich mehr und ungefilterte Gelegenheiten bieten, den anderen zu lesen. Virtuell gilt es, Botschaften noch klarer als in Offline-Meetings zu kommunizieren. Insbesondere, wenn du dein Gegenüber nicht so gut kennst, hilft ein vorsichtiges Herantasten. Danach zu fragen, wie mein Gegenüber mich wahrnimmt, ist eine fruchtbare Reflexion für das eigene achtsame Bewusstsein. In einem gemeinsamen Team-Workshop kann jeder diese Frage in die Runde stellen und so können schnell und einfach Teamregeln für die Kommunikation festgelegt werden (z.B. „Ich sage klar, was ich meine.“ oder „Statt Sarkasmus spreche ich meine Punkte klar an.“). So schafft man ein fundiertes Bewusstsein für den umsichtigen Umgang miteinander und auch dafür, wie man mit Ungereimtheiten umgehen sollte (z.B. „wenn ich die Botschaft nicht klar verstehe, frage ich nach“). Im laufenden Team-Betrieb achtest du als Teamleader auf die Einhaltung der zusammen festgelegten Regeln. Bitte die Teammitglieder, ihre Kamera einzuschalten – das ist eine Voraussetzung, damit sich alle bestmöglich wahrnehmen können. Wenn du spürst, dass es unausgesprochene Probleme gibt, sprich sie an, zum Beispiel ganz unbefangen mit: „Ist alles okay?“. Führe anschließend nochmal ein 1:1-Gespräch via Telefon oder Video. Interveniere ruhig auch im Online-Meeting selbst, wenn jemand missverständlich kommuniziert und bitte um eine eindeutige Botschaft. 

 

#4 Löse Konflikte zeitnah

In einer less controlled Umgebung, verstärkt durch eine fehleranfällige virtuelle Kommunikation, sind auch bei bester Klärung zu Anbeginn Missverständnisse möglich. Das verstärkt, dass sich zwei oder mehr Teilnehmer übereinander ärgern. Damit professionell umzugehen ist ein weiterer Erfolgsfaktor virtueller Arbeit. Lass Konflikte nicht schwelen. Das ist ohnehin nicht gut, aber für die virtuelle Zusammenarbeit ist es Gift, weil deren Dosis im Laufe der Zeit von alleine höher wird. Deshalb stell die Antennen auf Empfang, nimm sensibel wahr, was los ist und kümmere dich. Höre beide Seiten an und hilf, die Wogen zu glätten. Wenn du die Person bist, die sich ärgert, frag dich zuerst, wo die Ursache liegt. Und dann such in vollem Bewusstsein, dass es virtuell viel schneller als sonst zu Missverständnissen kommt, das Gespräch.

 

#5 Halte soziale Kontakte aufrecht

Erfahrungsgemäß fokussieren sich Mitglieder eines virtuellen Teams schnell auf die Aufgaben der Teamarbeit. Das ist ja auch Sinn und Zweck. Allerdings kommt dabei der soziale Aspekt zu kurz. Wie der Kommunikationswissenschaftler Paul Watzlawick schon sagte: die Beziehungsebene geht vor der Sachebene. Wenn es auf der Beziehungsseite knirscht, läuft es in der Sache schlechter. Deshalb sollten sich virtuelle Teams regelmäßig virtuell treffen und dabei auch mal über Themen reden, die über die Sache hinausgehen. So lernt ihr euch noch besser kennen und könnt euch besser einschätzen. Jetzt, da wir uns wegen Corona nicht einfach treffen, nicht mal eben zusammen einen Kaffee trinken oder in die Kantine gehen können, ist es der Tod des Smalltalks. Es sei denn, du hältst ihm im virtuellen Raum die Treue. Du kannst die Frequenz der virtuellen Treffen erhöhen und jeden Morgen oder einmal die Woche (je nach Bedarf) beim Video-Call (1:1 oder im Team) auch mal vor dem Themen-Start fragen, ob alles im Lot ist oder etwas Persönlicheres fragen. Oder du kannst jeden Tag eine virtuelle Kaffeepause machen. 15 Minuten, das reicht oft schon. Lieber etwas mehr Kontakt als zu wenig, lautet meine Empfehlung für diese virtuellen Zeiten. Der Online-Smalltalk muss gar nicht lange dauern, ist aber eine sehr gute Investition, um das Band untereinander zu stärken. Wenn du deine Antennen sensibilisierst, wirst du schnell merken, ob und wann es zu viel oder zu wenig ist.

 

Als virtueller Leader kannst du eine Menge richtig machen, wenn du diese Punkte im Hinterkopf behältst. Du hilfst nicht nur deinem Team, sondern auch dir selbst, indem du deinen Führungsstil den virtuellen Bedingungen anpasst. So kannst du auch online aktiv, klar und sensibel kommunizieren sowie führen und managen. Diese Qualitäten sind offline wie online echte Erfolgsfaktoren.  

 

Artikel zitieren

Burg, M. (2020): Erfolgsfaktoren virtueller Zusammenarbeit – virtuelle Führung / VUCA TO GO, in: VUCABLOG [Weblog], 18.05.2020, Online-Publikation: https://blog.monikaburg.com/2020/05/18/virtuelle-fuehrung/, Abrufdatum: TT.MM.JJJJ

Bildquelle: https://pixabay.com/de/photos/online-treffen-virtuelle-skype-5059828/