Online-Meetings sind aus unserem Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken. Schon vor Corona war virtuelle Zusammenarbeit in vielen Unternehmen ein wichtiges Thema. Mit Corona hat sie eine neue Dimension erreicht und viele virtuelle Neulinge haben online sehr erfolgreich gearbeitet. Diese Lernerfahrung wird bleiben und nach der Krise werden Remote-Meetings eine bedeutende Ergänzung zu persönlichen Treffen sein. Welche Tipps und Tricks helfen, um eine Online-Zusammenkunft effizient zu gestalten, erfährst du in diesem Beitrag.

Drei Dinge machen Online-Meetings schneller ineffizient als Präsenz-Meetings: die Techniknutzung, die verzerrte bzw. beschränkte Kommunikation und die geringe Konzentrationsspanne vor dem Bildschirm. Besonders Führungskräfte sind gefordert, diese Besonderheiten des Online-Settings zu kennen und die richtigen Hebel zu stellen, damit die Zusammenarbeit online ebenso effizient ist wie offline. Mit folgenden Tipps kannst du im Vorfeld und während der Sitzung die Effizienz der Meetings positiv beeinflussen. Denn Online-Meetings können genauso effizient sein wie persönliche Meetings. 

 

#1 Rollen bestimmen

Drei Rollen sollten auf jeden Fall im Vorfeld festgelegt werden: der Organisator, der Moderator und der Teilnehmer. Der Organisator verschickt die Link-Einladungen (inkl. entsprechender Unterlagen zur Vorbereitung) und sorgt dafür, dass die technischen Herausforderungen vor und während des Meetings gelöst werden. Er sollte sich mit dem genutzten Tool auskennen. Der Moderator vergibt im Meeting die technischen Rechte (z.B. Bildschirmfreigabe), führt entlang der Agenda und sorgt dafür, dass alle einbezogen werden. Der Teilnehmer bereitet sich auf die Punkte vor und trägt mit Disziplin (z.B. Pünktlichkeit oder Kamerafreigabe) und funktionierender Technik zum Gelingen bei (z.B. Passwort bereithalten, Video und Mikro testen, Störgeräusche minimieren etc.).   

 

#2 Regeln festlegen

Online wird manches zur echten Herausforderung, was in normalen Meetings schon als Problem schwelt. Geklärt werden sollten die Rollen (siehe #1 Rollen bestimmen), was man unter Disziplin versteht (z.B. Pünktlichkeit zu Beginn und nach Pausen) und wie man miteinander kommunizieren möchte. Handheben oder einfach mal frei in die Debatte reinsprechen können auch eine Bereicherung sein, wenn man das vorher “erlaubt”, sinkt die Hemmnis der Teammitglieder. Im Laufe der virtuellen Zusammenarbeit lernst du viel besser und detaillierter, was geregelt werden sollte. Liste die Punkte auf, sammle sie, besprich sie, klär sie mit dem Team. 

 

#3 Kein Meeting ohne Agenda

Eine Agenda kann im Vorfeld erstellt oder zu Beginn festgelegt werden. Sie kann schriftlich oder mündlich gehalten sein. Sie kann in Form einer Zielsetzung oder unterschiedlicher Topics entstehen. In welcher Form auch immer, eine Agenda erzeugt Verbindlichkeit, hilft den roten Faden zu halten und Ergebnisse zu erzeugen. Übrigens: auch wenn man sich zum virtuellen Kaffeetrinken verabredet, hat man eine Agenda, nämlich Kaffeetrinken und Smalltalk.

 

#4 Teilnehmer aktivieren

Damit das Meeting lebhaft und produktiv wird, sollte das Eis schnell gebrochen und die räumliche Distanz reduziert werden. Wer zu Beginn direkt etwas sagt, der ist später aktiver. Also: Vielleicht gibt es eine Frage, zu der jeder einmal kurz Stellung nehmen sollte. Beispielsweise holst du alle Teilnehmer durch die kurze Besprechung ab, welche Punkte für das Meeting geplant sind beziehungsweise noch fehlen. Auch etwas Smalltalk zu Beginn oder eine Frage zu einem aktuellen Thema wie die neueste Corona-Lockerung erfüllen diesen Zweck.

 

#5 Aufmerksamkeit schonen

Die Aufmerksamkeitsspanne ist online geringer als offline. Deshalb sollten Online-Meetings tendenziell kürzer, strukturierter und mit mehr Pausen ausgestattet sein. Monologe sind – ausgenommen, es handelt sich um sehr spannende Vorträge – eher ungünstig. Pausen entspannen und sollten alle 60 Minuten eingeplant werden. In der Pause ruhig mal Pause machen und lieber mal ans Fenster gehen und entspannen. Mal keine E-Mails oder Telefonate: so klappt’s auch mit der Produktivität. 

 

#6 Chat und Whiteboard nutzen

Viele Online-Tools bieten zusätzliche technische Möglichkeiten an, um mit den Teilnehmern zu kommunizieren. So kannst du mit dem Whiteboard gemeinsam ein Thema erarbeiten. Der Chat bietet die Möglichkeit einer schnellen Abfrage mit + und -, zum Beispiel für folgende Fragen: Ist das Thema schon bekannt?, Stimmst du zu?. Du machst damit so schnell ein Gruppenergebnis für alle sichtbar und jeder wird einbezogen bzw. keiner kann sich entziehen. Die Anfragen helfen einerseits, um sich ein Bild über die allgemeine Meinung zu verschaffen und andererseits, um die Stimmung aufzulockern.

 

#7 To Do`s festlegen

Wenn am Ende des Video-Calls feststeht, was jeder zu tun hat, kann jeder seinen Aufgaben nachgehen. Wie eine Art Hausaufgabe kann sich jeder individuell seine Zeit für die Erledigung aufteilen. So arbeitest du effizient und erzeugst keine “verlorene Zeit” durch Missverständnisse in der Abstimmung. Ein weiterer Vorteil: Zu Beginn des folgenden Calls kann jeder sein Ergebnis kurz vorstellen.

 

Oft wird das Online-Meeting als die schlechtere Variante des persönlichen Meetings wahrgenommen. Wegen der zusätzlichen Störgrößen wie Technik, eingeschränkter Kommunikation, einer kürzeren Aufmerksamkeitsspanne können sie tatsächlich ineffiziente Stolperfallen sein. Wenn du die Vorteile richtig nutzt, können sie aber auch sehr persönlich und produktiv sein. Zudem sind sie die deutlich kostengünstigere und schneller im Kalender einplanbare Alternative. Herzlich willkommen im 21. Technik-Jahrhundert!

Artikel zitieren

Burg, M. (2020): Erfolgsfaktoren virtueller Zusammenarbeit – virtuelle Effizienz / VUCA TO GO, in: VUCABLOG [Weblog], 25.05.2020, Online-Publikation: https://blog.monikaburg.com/2020/05/25/virtuelle-effizienz/, Abrufdatum: TT.MM.JJJJ

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